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7 passos para turbinar sua produtividade!


2 de fevereiro de 2019

Nos dias de hoje, com a quantidade de informações que recebemos e com o volume de tarefas pessoais e profissionais que temos para fazer, ser produtivo e conseguir realizar mais em menos tempo tornou-se um diferencial para as empresas e uma necessidade da vida moderna se quisermos dar conta de todas as atividades. Afinal, quem nunca se sentiu engolido pelas tarefas e com a sensação de que o dia precisaria ter 48 horas para nossos afazeres caberem dentro dele?

Por isso, separei 7 estratégias para você ser mais produtivo, baseadas em métodos consagrados de gestão do tempo e produtividade.

1) Tenha Foco

O primeiro passo para ser mais produtivo é ter clareza do que você quer. Trabalhe em cima de um objetivo específico e bem definido, isso lhe dará condição de separar as atividades importantes daquelas que apenas ocupam tempo, mas não trazem resultado algum. Evite fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo: pesquisas mostram que realizar mais que uma atividade por vez reduz a capacidade mental em até 40%, tornando sua execução mais demorada e aumentando a chance de erros. E cuidado com as distrações: internet, e-mail e redes sociais são inimigas da produtividade. Sugiro desabilitar as notificações automáticas, reservando horário específico (no máximo duas vezes ao dia) para responder e-mails e ver suas mensagens.

2) Utilize um método

Ter uma rotina definida e criar rituais de comportamento irá ajudar seu cérebro a automatizar essas ações e transformá-las num hábito. Não confie na memória: descarregue para um papel todas as atividades que precisa fazer e defina as prioridades. Isso fará com que você não se esqueça de nenhuma tarefa importante e lhe trará uma sensação de alívio, uma vez que não carregará mais na mente o “peso” das obrigações lhe martelando a cabeça. Procure planejar seus afazeres com antecedência e faça este planejamento semanalmente (de preferência no domingo): é mais eficiente do que fazê-lo dia a dia. Deixe sempre um tempo reservado para resolver imprevistos, que certamente acontecerão.

3) Use as ferramentas disponíveis

Deixe a tecnologia trabalhar a seu favor e lhe ajudar a ser mais produtivo. Use o bloco de notas do celular sempre que surgir ou se lembrar de uma nova tarefa; isso fará com que você não fique carregando esta atividade na cabeça e nem se esqueça de incluí-la em seu planejamento semanal. Configure filtros em seus e-mails e crie pastas separadas por temas, deixando assim o gerenciamento das mensagens mais rápido e automático. Utilize a agenda do celular e do e-mail para anotar compromissos importantes, e sincronize os aplicativos de modo que estejam sempre atualizados, independe de onde você estiver e do dispositivo que estiver usando. Para quem quiser, existem softwares e aplicativos específicos para registrar e gerenciar as tarefas a serem executadas, como por exemplo o To Do, o Neotriade e o Remember the Milk. Eu particularmente não os uso, prefiro registrar online apenas os meus compromissos na agenda, deixando as tarefas anotadas numa folha de papel, ou no máximo em uma planilha do Excel.

4) Aplique e persista

Um método só tem sentido e razão de existir se for para ser colocado em prática.

No início, fazer as anotações e planejar as atividades da semana poderá parecer algo difícil e trabalhoso. No entanto, com a prática logo irá virar um hábito, e você fará isto cada vez mais rápido e de forma automática. Os resultados nem sempre são imediatos, geralmente eles começam a aparecer em três ou quatro semanas. Portanto, seja paciente, persista e confie no método.

5) Engaje as pessoas

Se quiser ser altamente produtivo, eventualmente você deverá envolver pessoas ao seu redor nesse processo. Caso tenha uma equipe no trabalho, aprenda a delegar e confiar mais na capacidade das pessoas realizarem coisas. Una a equipe em torno de um objetivo comum e certifique-se que todos conhecem bem as metas e os prazos envolvidos. Saiba negociar prazos, urgências e demandas. Quando for iniciar uma atividade importante e que lhe exija total concentração, explique previamente a necessidade de não ser interrompido.

6) Tenha energia

De nada adiantará ter foco e método se você não tiver energia e disposição para ser produtivo e realizar as tarefas necessárias. Cuide do corpo e da mente. Durma bem… é durante o sono que o corpo realiza funções importantes como fixação da memória, reparação muscular, fortalecimento do sistema imunológico, entre outros. Estudos mostram que a má qualidade do sono gera estresse e ansiedade, e no longo prazo, pode trazer problemas cardiovasculares. Beba ao menos dois litros de água todos os dias. A falta de água no organismo provoca queda no rendimento físico e cognitivo das pessoas. Cuide da sua alimentação, coma leve e controle seu peso. Faça atividades físicas regularmente, de preferência com a orientação e supervisão de um profissional.

7) Respeite o seu ritmo e seu estilo

Não tente implementar mudanças radicais em sua rotina de uma única vez, vá aos poucos. Não se cobre em excesso e respeite o seu ritmo de aprendizado e mudança. Lembre-se: mais importante que a velocidade, é a direção! Cada pessoa possui um estilo individual de se planejar com o qual se identifica melhor. Se você não se dá bem com novas tecnologias e aplicativos, o bom e velho caderninho ainda funciona muito bem. Faça seu planejamento e gestão de tempo de forma que seja algo prazeroso e confortável para você.

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Alexandre Gaboardi
Alexandre Gaboardi é empresário, Coach profissional e mentor de Coaches, membro da Sociedade Brasileira de Coaching e diretor de Produtividade da ABRAP Coaching – Associação Brasileira dos Profissionais de Coaching. Graduado em Engenharia, pós-graduado em Coaching e Liderança e com MBA em Gestão Estratégica de Negócios, é CEO e fundador da Treinna – Coaching Consultoria
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